안녕하세요, 똑똑한 시스템 똑시입니다! 혼자서 모든 업무를 처리하는 1인 사업자분들, 하루가 48시간이었으면 좋겠다는 생각 해보신 적 있으시죠? 아침에 눈 뜨자마자 고객 카톡 확인하고, 견적서 보내고, 세금계산서 정리하고, 프로젝트 진행 상황 체크하고… 정신없이 일하다 보면 어느새 밤 11시인데 정작 중요한 일은 하나도 못 한 것 같은 날들 있잖아요.
저도 똑시를 운영하면서 초반엔 정말 정신이 없었어요. 엑셀에 고객 관리하고, 구글 캘린더에 일정 잡고, 카톡으로 파일 주고받고, 노트에 아이디어 적고… 필요한 정보를 찾으려면 최소 3개 앱을 뒤져야 했죠. “이렇게 일하다간 번아웃 오겠다” 싶어서 업무 시스템을 완전히 바꿨는데, 그게 바로 노션이었습니다.
오늘은 제가 실제로 사용하면서 업무 시간을 30% 이상 줄인 1인 사업자 노션 활용법을 처음부터 끝까지 상세하게 알려드릴게요. 노션 초보자도 따라할 수 있도록 단계별로 설명드리고, 실제 템플릿 구조와 활용 팁까지 전부 공개합니다.
왜 1인 사업자에게 노션이 필수일까요?
(노션 대시보드 전체 화면 예시 이미지)
1인 사업자는 대표이자 기획자이고, 동시에 디자이너, 영업맨, 회계사, CS 담당자입니다. 문제는 이 모든 역할을 하면서 발생하는 정보가 온갖 곳에 흩어진다는 거예요. 고객 A의 연락처는 카톡 메시지에, 프로젝트 B의 파일은 구글 드라이브에, 이번 달 매출은 엑셀에, 다음 주 할 일은 수첩에… 이러다 보면 정보를 찾는 데만 하루 1~2시간이 날아갑니다.
실제로 한 조사에 따르면 지식 노동자들이 하루 평균 2.5시간을 정보 검색에 쓴다고 해요. 1인 사업자는 이게 더 심하죠. 급하게 고객한테 전화 왔는데 “어? 이 사람이 뭐 주문했더라?” 하면서 카톡 스크롤 올리고, 이메일 뒤지고, 엑셀 파일 찾고… 고객은 기다리고 있는데 식은땀 나는 경험 다들 있으실 거예요.
노션이 1인 사업자에게 특히 좋은 이유 5가지
- 모든 정보를 한 곳에 모을 수 있어요 – 고객 정보, 프로젝트, 매출, 아이디어, 학습 자료까지 전부 노션 하나로 통합
- 데이터베이스 기능이 강력해요 – 엑셀처럼 정렬, 필터링, 자동 계산이 가능하면서도 훨씬 직관적
- 템플릿으로 반복 업무를 자동화할 수 있어요 – 클릭 한 번에 양식 생성, 매번 새로 만들 필요 없음
- 어디서나 접근 가능해요 – PC, 태블릿, 스마트폰 모두 동기화되어 이동 중에도 확인
- 무료로 시작할 수 있어요 – 개인 사용자는 무료 플랜으로도 충분히 활용 가능
특히 저처럼 디자인이나 개발 같은 전문 기술이 없어도 드래그 앤 드롭만으로 나만의 업무 시스템을 만들 수 있다는 게 가장 큰 장점입니다. 노션은 단순한 메모 앱이 아니라 나만의 맞춤형 업무 운영체제를 구축하는 도구예요.
1인 사업자가 노션을 시작하기 전 알아야 할 것들
본격적으로 활용법을 알려드리기 전에, 노션 초보자들이 자주 헷갈려하는 개념부터 정리하고 갈게요.
노션의 핵심 기능 3가지
① 페이지와 블록 시스템
노션은 페이지 안에 블록을 쌓아가는 구조예요. 텍스트도 블록, 이미지도 블록, 표도 블록입니다. 레고 조립하듯이 원하는 블록을 추가하고 배치하면 되는 거죠. 처음엔 조금 낯설 수 있는데, 5분만 만져보면 “아, 이렇게 하는 거구나” 감이 옵니다.
② 데이터베이스
노션의 진짜 파워는 데이터베이스에 있어요. 엑셀처럼 표 형태로 정보를 저장하는데, 여기에 태그, 날짜, 체크박스, 관계 설정 등 다양한 속성을 추가할 수 있습니다. 그리고 같은 데이터를 표, 캘린더, 칸반보드, 갤러리 등 여러 형태로 보여줄 수 있어요. 예를 들어 프로젝트 목록을 표로도 보고, 일정은 캘린더로, 진행 상황은 칸반보드로 확인하는 식이죠.
③ 템플릿과 데이터베이스 템플릿
반복되는 형식의 페이지는 템플릿으로 저장해두면 클릭 한 번에 똑같은 양식이 생성됩니다. 특히 데이터베이스 템플릿 버튼을 활용하면 “신규 고객 등록” 버튼 하나로 고객 정보 입력 양식이 자동으로 뜨게 만들 수 있어요.
(노션 블록 구조 설명 이미지)
1인 사업자 노션 활용법 핵심 5단계
자, 이제 본격적으로 1인 사업자를 위한 노션 시스템을 구축해볼까요? 단계별로 따라하시면 됩니다.
1단계: 메인 대시보드 만들기 – 모든 업무의 허브
(통합 대시보드 예시 스크린샷)
가장 먼저 만들어야 할 건 메인 대시보드입니다. 아침에 노션을 열었을 때 이 페이지만 보면 오늘 뭘 해야 하는지, 지금 어떤 프로젝트가 진행 중인지, 이번 달 매출은 어떤지 한눈에 들어와야 해요.
대시보드 필수 구성 요소
① 오늘의 할 일 (Today’s Tasks)
- 체크박스로 완료 여부 표시
- 우선순위 태그 (긴급/중요/보통)
- 예상 소요 시간 적어두기
- 완료하면 만족감 UP!
② 이번 주 일정 (Weekly Schedule)
- 데이터베이스를 캘린더 뷰로 표시
- 미팅, 마감일, 중요 이벤트 한눈에 확인
- 다음 주 일정도 미리 체크
③ 진행 중인 프로젝트 현황
- 칸반보드 형태로 “진행 전 / 진행 중 / 검토 중 / 완료” 구분
- 각 프로젝트 클릭하면 상세 페이지로 연결
- 마감 임박한 프로젝트는 빨간색으로 표시
④ 고객 관리 요약
- 오늘 연락할 고객 리스트
- 대기 중인 문의사항 개수
- 이번 주 미팅 예정 고객
⑤ 매출 트래킹
- 이번 달 매출 목표 대비 달성률
- 주요 수입원 카테고리별 그래프
- 미수금 현황
실제로 제가 사용하는 대시보드는 이 5개 섹션으로 구성되어 있어요. 아침에 커피 마시면서 5분만 훑어보면 오늘 하루 계획이 머릿속에 딱 정리됩니다. 예전에는 할 일을 떠올리는 데만 20분 걸렸는데, 지금은 그냥 대시보드 보면 끝이에요.
대시보드 만들기 실전 팁
- 너무 완벽하게 만들려고 하지 마세요. 일단 심플하게 시작하고 필요한 것만 추가
- 매일 보는 정보만 넣으세요. 한 달에 한 번 보는 정보는 별도 페이지로
- 컬러와 아이콘을 활용하면 시각적으로 구분하기 쉬워요
- 모바일에서도 잘 보이는지 꼭 확인하세요
2단계: 고객 관리 CRM 데이터베이스 구축
(고객 관리 데이터베이스 예시 이미지)
1인 사업자한테 고객은 정말 소중하죠. 그런데 엑셀로 관리하다 보면 언제 연락했는지, 무슨 얘기 나눴는지 찾기가 너무 어려워요. 노션 CRM을 만들면 고객별로 모든 히스토리를 한 페이지에 모을 수 있습니다.
고객 데이터베이스 필수 속성
- 고객명: 기본 정보
- 연락처: 전화번호, 이메일
- 상태: 잠재 고객 / 진행 중 / 계약 완료 / 종료
- 담당 프로젝트: 관계 속성으로 프로젝트 DB와 연결
- 최근 연락일: 날짜 속성
- 다음 액션: 언제 뭘 해야 하는지 메모
- 고객 등급: VIP / 일반 / 신규
- 총 거래액: 숫자 속성, 자동 합계 계산
각 고객을 클릭하면 상세 페이지가 열리는데, 여기에 이런 정보를 추가로 적어둬요:
- 상담 기록 타임라인
- 주고받은 파일 링크
- 고객 특이사항 (커뮤니케이션 스타일, 선호하는 연락 방법 등)
- 프로젝트 진행 현황
실전 활용 예시
예를 들어 쇼핑몰을 운영하는 1인 사업자라면:
- “이번 주 연락할 고객” 필터를 만들어서 다음 액션 날짜가 이번 주인 고객만 표시
- “VIP 고객” 뷰를 따로 만들어서 중요 고객 관리
- “미수금 있는 고객” 필터로 결제 독촉 리스트 자동 생성
저는 매주 월요일 아침에 “이번 주 연락할 고객” 리스트를 확인하면서 한 주를 시작해요. 덕분에 고객 한 명 한 명에게 신경 쓰는 티가 나서 만족도도 높아졌고, 실제로 재계약률이 20% 올랐습니다.
3단계: 프로젝트 관리 시스템 – 모든 일을 놓치지 않기
(프로젝트 관리 칸반보드 이미지)
1인 사업자는 보통 3~10개 프로젝트를 동시에 진행하잖아요. 머릿속으로만 기억하면 100% 뭔가 빠뜨리게 되어 있어요. 노션 프로젝트 DB를 만들면 각 프로젝트의 진행 상황, 마감일, 관련 파일을 한곳에서 관리할 수 있습니다.
프로젝트 데이터베이스 필수 속성
- 프로젝트명: 명확하고 구체적으로
- 고객: 관계 속성으로 고객 DB와 연결
- 상태: 대기 / 진행 중 / 검토 중 / 완료 / 보류
- 시작일 / 마감일: 날짜 범위 속성
- 진행률: 0%~100% 선택 속성
- 우선순위: 긴급 / 높음 / 보통 / 낮음
- 예상 수익: 숫자 속성
- 카테고리: 디자인 / 컨설팅 / 개발 등
칸반보드 뷰 활용하기
같은 프로젝트 DB를 칸반보드로 보면 진행 상황이 한눈에 들어와요. “진행 전” 칸에 있는 프로젝트를 드래그해서 “진행 중”으로 옮기고, 완료되면 “완료” 칸으로 이동시키는 거죠. 시각적으로 진행률을 확인할 수 있어서 동기부여도 되고, “어? 이 프로젝트 왜 2주째 검토 중이지?” 같은 병목 구간도 바로 발견할 수 있어요.
타임라인 뷰로 일정 관리
노션의 타임라인 뷰를 쓰면 프로젝트별 시작일과 마감일이 간트 차트처럼 표시됩니다. 프로젝트들이 겹치는 구간을 확인할 수 있어서 “이번 주는 너무 많이 몰려있네, 하나는 다음 주로 미뤄야겠다” 같은 판단을 쉽게 할 수 있어요.
각 프로젝트 상세 페이지에는 이런 정보를 담아요:
- 프로젝트 개요 및 목표
- 체크리스트 (해야 할 일 목록)
- 회의록 및 피드백 내역
- 관련 파일 및 링크
- 작업 시간 기록
4단계: 반복 업무 자동화 – 템플릿의 마법
(템플릿 버튼 사용 예시 화면)
1인 사업자는 같은 작업을 반복하는 경우가 정말 많아요. 매주 보내는 주간 리포트, 고객별로 작성하는 상담 기록, 프로젝트 시작할 때마다 만드는 킥오프 문서… 이걸 매번 빈 페이지에서 시작하면 시간이 너무 아까워요.
자주 쓰는 템플릿 3종
① 고객 상담 기록 템플릿
📅 상담일: 👤 고객명: 📞 상담 방법: 전화 / 미팅 / 이메일 📝 상담 내용: - 고객 요청사항: - 제안 내용: - 견적 금액: 🎯 다음 액션: 📆 다음 연락 예정일:고객 DB에 템플릿 버튼을 만들어두면, “신규 상담” 버튼 클릭 한 번으로 위 양식이 자동 생성돼요. 그럼 빈칸만 채우면 되니까 5분이면 끝나죠.
② 프로젝트 킥오프 체크리스트
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 계약서 확인 및 서명
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 킥오프 미팅 일정 잡기
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 프로젝트 폴더 생성 (구글 드라이브)
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 고객 요구사항 정리
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 디자인 레퍼런스 수집
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 1차 시안 마감일 설정
- <input disabled=”” type=”checkbox”> 결제 일정 확인
새 프로젝트가 시작될 때마다 이 체크리스트로 빠뜨리는 일이 없어졌어요.
③ 주간 업무 리포트
📅 2024년 1월 1주차 (1/1~1/7)
✅ 이번 주 완료한 일 - - - 🔄 진행 중인 일 - - 📊 이번 주 성과 - 매출: - 신규 고객: - 프로젝트 완료: 🎯 다음 주 목표 - -매주 금요일 오후에 이 템플릿으로 한 주를 정리하면, 뭘 했는지 명확해지고 다음 주 계획도 세우기 쉬워요.
데이터베이스 템플릿 버튼 만드는 법
- 데이터베이스에서 “New” 버튼 옆 ▼ 클릭
- “+ New template” 선택
- 원하는 양식 구성
- 템플릿 이름 지정
- 완료!
이제부터는 그 템플릿 버튼만 누르면 양식이 자동 생성됩니다. 처음 세팅하는 데 10분 걸리지만, 그 뒤로는 매번 5분씩 절약되니까 한 달만 지나도 충분히 본전 뽑아요.
5단계: 매출 및 재무 관리 – 숫자로 보는 내 비즈니스
(매출 대시보드 예시 이미지)
1인 사업자한테 가장 중요한 숫자가 뭘까요? 바로 매출이죠. 근데 은행 통장만 들여다보면 정확한 현황 파악이 어려워요. 어떤 프로젝트에서 얼마 벌었는지, 이번 달 목표 대비 얼마나 달성했는지, 주요 수입원이 뭔지 한눈에 보려면 별도로 정리가 필요합니다.
매출 관리 데이터베이스 구성
- 날짜: 입금일
- 프로젝트: 관계 속성으로 프로젝트 DB 연결
- 고객: 관계 속성
- 금액: 숫자 속성
- 카테고리: 디자인 용역 / 템플릿 판매 / 컨설팅 등
- 결제 상태: 입금 완료 / 대기 중 / 미수금
- 결제 방법: 계좌이체 / 카드 / 현금
이 DB에 입금 내역을 기록하면, 노션이 자동으로 합계를 계산해줘요. 그리고 여러 뷰를 만들어서 데이터를 분석할 수 있어요:
- 월별 매출 뷰: 매달 총 얼마 벌었는지
- 카테고리별 매출: 어떤 서비스가 가장 수익성 높은지
- 미수금 리스트: 아직 못 받은 돈 추적
- 고객별 총 거래액: 누가 가장 큰 고객인지
지출 관리도 함께
매출만 보면 안 되고 지출도 봐야 실제 순이익을 알 수 있어요. 지출 DB도 비슷하게 만들면 됩니다:
- 날짜, 항목, 금액, 카테고리 (광고비 / 외주비 / 재료비 / 교육비 등)
그리고 대시보드에 “이번 달 매출 – 지출 = 순이익” 계산을 추가하면, 실제로 얼마나 남았는지 바로 확인할 수 있어요.
저는 매주 일요일 저녁에 30분 투자해서 이번 주 매출/지출을 정리해요. 덕분에 세금 신고할 때도 편하고, 어떤 사업이 돈이 되는지 데이터 기반으로 판단할 수 있게 됐습니다.
노션 활용 레벨업 꿀팁 7가지
기본 시스템을 다 구축했다면, 이제 효율을 극대화할 고급 팁들을 알려드릴게요.
① 관계(Relation) 속성으로 DB 연결하기
고객 DB와 프로젝트 DB를 관계 속성으로 연결하면, 고객 페이지에서 그 고객의 모든 프로젝트를 자동으로 볼 수 있어요. 반대로 프로젝트 페이지에서 고객 정보도 바로 확인 가능하고요. 이게 진짜 노션의 파워예요.
② 롤업(Rollup) 으로 자동 계산
관계 속성과 함께 쓰면 더 강력해지는 게 롤업이에요. 예를 들어 고객 DB에 롤업 속성을 추가해서 “이 고객과 진행한 프로젝트의 총 금액”을 자동 계산할 수 있어요. 일일이 더할 필요 없이 자동으로!
③ 필터와 정렬 활용
데이터베이스 뷰마다 필터를 걸어서 원하는 정보만 보세요. “마감일이 이번 주인 프로젝트만”, “VIP 고객만”, “미수금 있는 항목만” 이런 식으로요.
④ 북마크와 즐겨찾기
자주 가는 페이지는 노션 사이드바에 즐겨찾기로 등록하세요. 클릭 한 번에 바로 이동할 수 있어요.
⑤ 슬래시 명령어(/) 활용
노션에서 /를 입력하면 모든 블록 종류가 나와요. /table 하면 표, /calendar 하면 캘린더, /todo 하면 체크박스… 마우스 쓸 필요 없이 키보드로 빠르게 작업할 수 있어요.
⑥ 웹 클리퍼 확장 프로그램
크롬 확장 프로그램 “Notion Web Clipper”를 설치하면 인터넷에서 본 좋은 글을 클릭 한 번에 노션에 저장할 수 있어요. 레퍼런스 모으기 정말 편해요.
⑦ 동기화 블록으로 중복 입력 방지
같은 내용을 여러 페이지에 넣어야 할 때, 동기화 블록을 쓰면 한 곳만 수정해도 모든 곳이 자동으로 업데이트돼요.
노션 활용 시 흔한 실수 5가지와 해결법
처음 노션을 시작하면 누구나 하는 실수들이 있어요. 미리 알고 피해가면 시행착오를 줄일 수 있습니다.
실수 ① 처음부터 완벽한 시스템을 만들려고 함
유튜브에서 예쁜 노션 대시보드 보고 똑같이 만들려다가 3시간 쓰고 지쳐서 포기… 가장 흔한 패턴이에요. 노션은 완성품이 아니라 성장하는 시스템이에요. 처음엔 투두리스트 하나만 만들고, 익숙해지면 고객 DB 추가하고, 또 익숙해지면 프로젝트 관리 추가하고… 이렇게 점진적으로 확장하세요.
해결법: 첫 주에는 대시보드 + 투두리스트만. 둘째 주에 고객 DB 추가. 셋째 주에 프로젝트 DB 추가. 이런 식으로 단계적으로!
실수 ② 템플릿만 수집하고 실제로 안 씀
예쁜 템플릿 100개 저장해두고 정작 쓰는 건 없어요. 템플릿 수집이 목적이 되면 안 돼요. 실제로 쓸 템플릿 3~5개만 골라서 매일 사용하는 습관을 들이는 게 중요합니다.
해결법: “이번 주는 고객 관리 템플릿만 쓴다” 이렇게 하나씩 체화시키세요.
실수 ③ 모바일 활용을 안 함
노션은 PC에서만 쓰는 거라고 생각하는 분들 많아요. 근데 모바일 앱도 정말 잘 되어 있어요. 이동 중에 급하게 메모하거나, 고객 정보 확인하거나, 체크리스트 체크하기 딱 좋아요.
해결법: 스마트폰에 노션 앱 설치하고 홈 화면에 바로가기 추가하세요.
실수 ④ 백업을 안 함
노션은 클라우드 서비스라 안전하긴 한데, 만약을 위해 주기적으로 백업하는 게 좋아요. 실수로 삭제하거나 동기화 오류 날 수도 있으니까요.
해결법: 한 달에 한 번 “Settings & Members > Settings > Export all workspace content” 로 전체 백업
실수 ⑤ 너무 많은 페이지를 만듦
페이지가 100개 넘어가면 찾기 어려워져요. 비슷한 내용은 하나의 데이터베이스로 통합하세요.
해결법: “이거 별도 페이지로 만들어야 하나?” 고민될 때는 기존 DB에 항목으로 추가하는 게 나아요.
똑시 추천 1인 사업자 노션 템플릿 5종
직접 처음부터 만들기 부담스러우시다면, 똑시에서 제공하는 템플릿으로 시작해보세요. 1인 사업자에게 꼭 필요한 기능만 담았어요.
① 올인원 대시보드 템플릿
- 투두리스트, 주간 일정, 프로젝트 현황, 매출 요약 한 페이지에
- 위젯처럼 원하는 섹션만 추가/삭제 가능
- 다운로드 후 5분이면 세팅 완료
② 고객 관리 CRM 템플릿
- 고객 정보, 상담 기록, 프로젝트 연결 자동화
- “이번 주 연락할 고객” 필터 기본 제공
- 고객 등급별 관리 기능
③ 프로젝트 관리 템플릿
- 칸반보드, 타임라인, 표 뷰 3종 기본 제공
- 프로젝트 킥오프 체크리스트 자동 생성
- 진행률 시각화
④ 매출/지출 관리 템플릿
- 월별 매출 자동 계산
- 카테고리별 수익 분석 차트
- 미수금 트래킹
⑤ 콘텐츠 발행 캘린더 템플릿 (블로거, 인스타그래머용)
- 발행 일정 캘린더
- 아이디어 뱅크
- 성과 분석 (조회수, 좋아요 등)
똑시 템플릿은 여기서 무료 다운로드 가능하고, 설치 가이드 영상도 함께 제공됩니다. 노션 초보자도 따라하기 쉽게 만들어뒀어요.
노션 vs 다른 도구, 뭐가 다를까요?
“굳이 노션을 써야 할까요? 엑셀이나 구글 시트, 트렐로도 있는데…”라고 생각하실 수 있어요. 각 도구의 장단점을 비교해드릴게요.
노션 vs 엑셀/구글 시트
- 엑셀: 숫자 계산, 복잡한 수식에 강함. 하지만 텍스트 문서나 프로젝트 관리엔 부적합
- 노션: 표 기능도 있으면서 동시에 문서 작성, 칸반보드, 캘린더까지 가능. 올인원!
노션 vs 트렐로
- 트렐로: 칸반보드 특화, 심플하고 직관적. 하지만 데이터베이스 기능 약함
- 노션: 칸반보드도 되고, 표도 되고, 캘린더도 됨. 확장성이 훨씬 높음
노션 vs 에버노트
- 에버노트: 메모, 웹 클리핑 특화. 검색 기능 강력
- 노션: 메모 + 데이터베이스 + 프로젝트 관리 통합. 협업 기능도 좋음
결론: 1인 사업자에게는 여러 도구를 왔다 갔다 하는 것보다 노션 하나로 통합하는 게 훨씬 효율적이에요.
노션 공식 가이드와 추가 학습 자료
더 깊이 배우고 싶다면 노션 공식 가이드를 추천드려요. 특히 데이터베이스 활용법 섹션이 유용합니다.
똑시 블로그에도 노션 활용 팁을 계속 업데이트하고 있으니 북마크해두시고 자주 방문해주세요!
마무리하며
오늘 소개해드린 1인 사업자 노션 활용법만 제대로 적용해도 업무 시간이 확실히 줄어드는 걸 체감하실 거예요. 특히 고객 관리와 프로젝트 트래킹, 반복 업무 자동화는 바로 다음 주부터 효과가 나타납니다.
제가 노션을 쓰면서 가장 크게 느낀 변화는 “머릿속이 깨끗해졌다”는 거예요. 예전엔 “어? 그 고객한테 언제 연락하기로 했더라?” “이 프로젝트 파일 어디 있더라?” 이런 생각에 하루 종일 정신이 없었는데, 지금은 노션만 열면 모든 게 정리되어 있으니까 온전히 일에만 집중할 수 있어요.
노션이 처음이라 막막하다면, 똑시에서 제공하는 1인 사업자 맞춤 템플릿으로 시작해보세요. 복잡한 세팅 없이 다운로드해서 내 정보만 채우면 바로 사용 가능합니다.
똑똑하게 일하고 싶다면, 지금 바로 노션을 켜보세요. 그리고 오늘 배운 대시보드부터 하나씩 만들어보세요. 한 달 후엔 분명 “진작 시작할 걸” 하고 생각하실 거예요! 🚀